Privacyreglement
Preambule
Dit reglement beoogt het juiste gebruik van alle persoonsgegevens waarvan NES
Centrum KARIK of een van haar freelancers kennis draagt alsmede alle tot een
persoon te herleiden gegevens waarover zij de beschikking heeft, te regelen.
Onder juist gebruik wordt verstaan: de wijze van verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van persoonsgegevens conform wettelijke voorschriften, de beroepscode en normen van maatschappelijk fatsoen.
Voornoemde gegevens dienen slechts beschikbaar te zijn of te worden gesteld voor zover dit nodig is voor het doel waartoe zij worden beheerd.
Het verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van persoonsgegevens geschiedt met geen ander doel dan is toegestaan bij verdrag, wettelijk voorschrift, algemeen verbindende bepalingen of na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Dit beginsel is de leidende gedachte in dit reglement.
NES Centrum KARIK verwerkt de gegevens die door haar opdrachtgever bij aanvang worden uitgereikt. Ook worden gegevens verwerkt die bij het uitvoeren van de opdracht worden verkregen: gegevens die verkregen zijn in de intake, de diagnoseactiviteiten en in de afrondingsfase. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn over medische en psychische beperkingen van de cliënt, of over arbeidsmarktvoorkeuren. Gegevensverwerking is noodzakelijk voor administratieve verwerking van de in te zetten activiteiten en producten, inclusief de rapportage en verantwoording daarvan aan de opdrachtgever.
Van elke aangemelde cliënt wordt een cliëntdossier gemaakt. Hierin worden in ieder geval alle voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens betreffende de cliënt en diens opdrachtgever (indien relevant) opgenomen. In eerste instantie heeft alleen de cliënt of de hem toegewezen adviseur toegang tot inzage en bewerking van de gegevens.
De dossiers zijn toegankelijk voor (freelance) medewerkers/adviseurs van NES Centrum KARIK indien dit ten behoeve van de uitvoering van hun functie noodzakelijk is. Adviseurs die toegang hebben tot de persoonsgegevens van de cliënt hebben een geheimhoudingsplicht. Met elke (freelance) medewerker worden schriftelijke afspraken gemaakt die vastgelegd worden in een overeenkomst. Hierin is een geheimhoudingsverklaring opgenomen ten aanzien van het omgaan met vertrouwelijke gegevens. De (freelance) medewerker ontvangt eveneens het privacy reglement.
De gegevens uit het dossier mogen alleen aan anderen worden verstrekt met de uitdrukkelijke instemming van de cliënt of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft.
Het verbod om persoonsgegevens over iemands gezondheid te verwerken is niet van toepassing als de verwerking ervan geschiedt voor re-integratie of begeleiding van werknemers in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Het medisch beroepsgeheim van de behandelend arts wordt hierbij in acht genomen.
Rechten van cliënten/kandidaten
Cliënten hebben volgens de WBP de volgende rechten en worden hierop bij
aanvang van het traject gewezen:
1. recht op informatie: de cliënt moet kunnen nagaan wat er met haar gegevens
gebeurt;
2. recht op inzage: de cliënt heeft het recht om inzage te verzoeken in
zijn persoonsgegevens (digitaal of handmatig);
3. recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming: de cliënt
heeft het recht te verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen,
te verwijderen of af te schermen. Dat kan als de gegevens feitelijk onjuist,
onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel;
4. recht op verzet: de cliënt heeft het recht bezwaar te maken tegen het
gebruik van zijn gegevens.
Afspraken met cliënt over NES rapportage voor
aanvang traject.
Voor aanvang van het traject wordt de cliënt door de behandelaar geïnformeerd
welke afspraken gemaakt zijn betreffende rapportage: aan wie, welke gegevens,
op welke wijze (schriftelijk/ mondeling), met welk doel en in welke periodes.
NES Centrum KARIK rapporteert noch over de inhoud van gesprekken tussen cliënt
en behandelaar, noch over als vertrouwelijk aan te merken informatie. Het centrum
rapporteert aan de opdrachtgever (als dit met de opdrachtgever is overeengekomen).
Dit gebeurt mondeling, per post of per e-mail. Bij mondeling rapportage wordt
hierover in het cliëntendossier een gespreksnotitie gemaakt.
Verwijdering gegevens
Twee jaar na datum van het laatste contact (afrondend gesprek) met de cliënt
worden alle persoonsgegevens van de cliënt vernietigd, tenzij de cliënt
schriftelijke toestemming geeft voor het langer bewaren van de gegevens.
Klachten
Indien u van mening bent dat NES Centrum KARIK het privacy reglement niet goed
naleeft dient u zich te wenden tot de directie van NES Centrum KARIK. De klacht
zal volgens het klachtenreglement in behandeling worden genomen. Zie hiervoor
het klachtenreglement als onderdeel van de algemene voorwaarden van NES Centrum
KARIK, tevens ter inzage op www.nescentrum.nl .
Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
A. NES Centrum is KARIK biedt behandeling bij mensen met uitlopende gezondheids en vitaliteitsklachten, gevestigd te Capelle aan den IJssel, Nederland, de directie (Peter Rombout) en op basis van een arbeidsovereenkomst of anderszins aan NES Centrum KARIK verbonden medewerkers, zowel gezamenlijk als ieder afzonderlijk, die door de directie gemachtigd zijn een opdracht te aanvaarden;
B. de directie: de dagelijkse directie van NES CENTRUMKARIK;
C. de geregistreerde: de bepaalbare natuurlijke persoon waarover op rechtmatige wijze verkregen persoonsgegevens verzameld en geregistreerd zijn;
D. persoonsgegevens: alle gegevens die betrekking hebben op gegevens betreffende personen, betreffende aspecten van de persoonlijke gezondheid en vitaliteit. Dit betreft uitsluitend die informatie welke betrekking heeft of kan hebben op een bepaalbare natuurlijke persoon. Dit kan informatie betreffen welke openbaar toegankelijk is alsmede informatie die met uitdrukkelijke of stilzwijgende toestemming van de geregistreerde of anderszins op rechtmatige wijze is verkregen of toegankelijk is;
E. registratie: het systematisch en voor bepaalde duur verzamelen, opslaan, bewerken en beheren van gegevensbestanden op welke wijzen dan ook;
F. verstrekken van persoonsgegevens: mededeling doen, inzage verlenen, afschriften verschaffen dan wel elke andere wijze van het mogelijk maken van bekendmaking van de strekking of letterlijke inhoud van persoonsregistratie of gedeelten daarvan;
G. derden: een persoon of instantie buiten NES Centrum, behoudens de geregistreerde;
H. wet- en regelgeving; die wet- en regelgeving die relevant is met betrekking tot NES behandeling van personen en alle hiermee samenhangende amvb's regelingen en besluiten.
I. overdracht: het overdragen van de persoonsgegevens aan een andere houder.
Algemene bepalingen
Artikel 1
Registratie van persoonsgegevens geschiedt uitsluitend op grond van de doelstellingen
van de activiteiten van NES Centrum; gezondheid en vitaliteitbevordering. De
registratie beperkt zich tot die informatie welke direct ten dienste staat voor
de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van NES Centrum K ARIK uit te
voeren contractuele taken.
Artikel 2
Dit reglement is onderworpen aan de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens
en alle daarop betrekking hebbende besluiten en algemeen verbindende maatregelen
en bepalingen.
Artikel 3
Ieder gegeven dat iets zegt omtrent een hoedanigheid van een bepaalde op een
bepaalbare natuurlijke persoon, ongeacht of dit gegeven wordt gebruikt, valt
onder dit reglement.
Bepaling betreffende doel
Artikel 4
Doel van de registratie va persoons- en andere gegevens is te beschikken over
uitsluitend die gegevens betreffende geregistreerde of diens werkgever die noodzakelijk
zijn bij begeleiding van geregistreerde.
Bepalingen betreffende verkrijging
Artikel 5
Als gegevens worden slechts toegelaten tot de registratie: gegevens die openbaar
toegankelijk zijn, gegevens die rechtstreeks mondeling of schriftelijk afkomstig
zijn van de betrokkene of diens gevolmachtigde, gegevens die voor zover nodig
met medeweten of toestemming van de betrokkene, anderszins zijn verkregen. Gegevens
op rechtmatige wijze verkregen door opdracht van werkgever of elke andere rechtmatige
wijze van gegevensverschaffing.
Artikel 6
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk door NES Centrum KARIK op hun juistheid
gecontroleerd alvorens te worden opgeslagen.
Bepalingen betreffende houderschap en aansprakelijkheid
Artikel 7
Houder, beheerder en bewerker van alle persoonsgegevens is NES Centrum KARIK.
Artikel 8
NES Centrum KARIK is aansprakelijk voor handelen in strijd met van toepassing
zijnde wettelijke voorschriften omtrent privacybescherming of in strijd met
dit reglement waar het persoonsgegevens betreft.
Bepalingen betreffende toegang tot gegevens
Artikel 9
Toegang tot de persoonsgegevens hebben die medewerkers die NES Centrum KARIK
krachtens hun functie en taken direct dan wel indirect betrokken zijn bij de
uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van NES Centrum KARIK uit te voeren
contractuele taken betreffende geregistreerde.
Artikel 10
Alle medewerkers van NES Centrum KARIK die kennis krijgen van gegevens uit die
persoonsregistratie of delen ervan zijn verplicht tot geheimhouding.
Bepalingen betreffende verstrekken van persoonsgegevens
aan derden
Artikel 11
Door NES Centrum KARIK worden persoonsgegevens slechts aan derden verstrekt,
voor zover zulks overeenstemt met het doel van de persoonsregistratie, wordt
vereist in gevolge van een wettelijk voorschrift of geschied met (veronderstelde)
toestemming van de geregistreerde.
Artikel 12
Indien geen wettelijke voorschriften van toepassing zijn, worden overige persoonsgegevens
uitsluitend verstrekt aan een derde na schriftelijke toestemming van de geregistreerde.
Bepaling betreffende geheimhouding
Artikel 13
Verstrekking van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie aan een derde blijft
achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift of
dit reglement geheimhouding geboden is
Bepaling betreffende toestemming
Artikel 14
Indien voor de verstrekking van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie
toestemming van de geregistreerde is vereist, kan deze uitsluitend schriftelijk
worden gegeven. De toestemming kan betrekking hebben op een geval of op een
beperkte categorie van gevallen en moet in het geschrift duidelijk zijn omschreven.
De toestemming kan steeds schriftelijk worden ingetrokken.
Bepaling betreffende beëindiging van gegevensbewaring
Artikel 15
Twee jaar na datum van het laatste contact met de cliënt worden alle persoonsgegevens
van de cliënt door NES Centrum KARIK vernietigd, tenzij de cliënt
schriftelijke toestemming geeft voor het langer bewaren van de gegevens.
Bepalingen betreffende inzagerecht gegevens
Artikel 16
NES Centrum KARIK is verplicht om aan een ieder waarvan zij over gegevens beschikt
op diens verzoek volledige inzage te geven in de betreffende gegevens.
Artikel 17
Inzage van gegevens geschiedt binnen één kalendermaand na aanvraag
door middel van een volledige kopie van alle beschikbare gegevens, dan wel,
voor zover de privacy van anderen hiermee niet geschaad wordt, door middel van
inzage in de originele gegevens.
Bepalingen betreffende het correctierecht
Artikel 18
Desgevraagd kan een ieder van wie NES Centrum KARIK persoonsgegevens ter kennis
heeft gekregen een beroep doen op correctie van deze gegevens
Artikel 19
Correctie zal plaatsvinden indien blijkt dat er sprake is van feitelijke onjuistheid,
onvolledigheid of strijd met enige wettelijke bepaling.
Artikel 20
Correctie wordt eerst overwogen nadat een schriftelijke verzoek daartoe van
de geregistreerde is ontvangen. Indien gronden aanwezig zijn om aan het correctieverzoek
tegemoet te komen dient NES Centrum KARIK binnen een maand een afschrift van
de gecorrigeerde gegevens aan de verzoeker toe te zenden.
Artikel 21
Weigering om tot de gevraagde correcties over te gaan, deelt NES Centrum KARIK,
met redenen omkleed, binnen twee weken na ontvangst van het daartoe strekkende
verzoek mede aan de geregistreerde.
Artikel 23
Het verzoek tot correctie wordt in het betreffende dossier opgenomen.
Artikel 24Waar nodig doet NES Centrum KARIK mededeling van de correctie van de gegevens aan derden belanghebbenden voor zover de wet dit toestaat of met toestemming van de geregistreerde.
Bepaling betreffende bekendmaking
Artikel 25
Inhoud c.q. strekking van de in dit reglement vervatte bepalingen worden aan
ieder die dit aangaat bekend gemaakt. Op verzoek wordt kosteloos één
exemplaar van het reglement aan de geregistreerde ter beschikking gesteld. De
gegevens van het Privacy Reglement van NES Centrum KARIK zijn ter inzage op
de website: www.nescentrum.nl
Bepalingen betreffende overdracht van persoonsgegevens
Artikel 26
Indien de opdrachtgever een overeenkomst sluit met een andere organisatie om
begeleiding en advies in te winnen voor betreffende cliënt(en) en zij verzoekt
NES Centrum KARIK alle door haar verzamelde persoonsgegevens over te dragen
aan die andere organisatie, is NES Centrum KARIK niet verplicht aan dit verzoek
gevolg te geven.
Artikel 27
NES Centrum KARIK geeft slechts gevolg aan dit verzoek voor zover de geregistreerde
hiermee instemt en voor zover de bescherming van de persoonsgegevens naar haar
oordeel afdoende is gewaarborgd door de andere instelling. Artikel 28 NES Centrum
KARIK zorgt voor de nodige informatie aan de geregistreerde omtrent de overdracht.
NES Centrum KARIK zorgt voor het verkrijgen van de vereiste toestemming van
de geregistreerde.
________________________________________
Klachtenreglement
Algemeen
Artikel 1
Dit reglement is van toepassing op de relatie tussen NES Centrum KARIK en de
Opdrachtgever, de natuurlijke- of rechtspersoon die aan NES Centrum KARIK opdracht
heeft verstrekt tot het verrichten van werkzaamheden. Voorop staat dat NES Centrum
KARIK zich tot het uiterste inspant om klachten te voorkomen. Voor situaties
waarin dit reglement niet uitdrukkelijk voorziet, wordt gehandeld volgens hetgeen
de redelijkheid en billijkheid, alsmede het gebruik vereisen.
Artikel 2
Onderwerp van een klacht kan zijn een gedrag of handeling door een medewerker
van NES Centrum KARIK jegens een opdrachtgever van NES Centrum KARIK, dan wel
het nalaten of weigeren daarvan. De opdrachtgever kan een klacht voorleggen
indien hij/zij met de gedraging of handeling, dan wel het nalaten of weigeren
daarvan niet eens is, omdat deze naar zijn/haar oordeel jegens hem/haar onbehoorlijk
is en/of hem/haar in gerechtvaardigde belangen treft.
Indienen van een klacht
Artikel 3
1. De klacht dient schriftelijk te worden voorgelegd
binnen een maand nadat de gedraging of handeling, dan wel het nalaten of weigeren
daarvan heeft plaatsgevonden. Overschrijding van de termijn kan niet-ontvankelijkheid
tot gevolg hebben.
2. De klacht wordt ingediend in de vorm van een brief waarin opdrachtgever aangeeft
om welk feit het gaat en op welke wijze hij/zij meent onbehoorlijk te zijn behandeld
en/of in zijn/haar belang te zijn geschaad.
3. De in het vorige lid genoemde brief wordt vertrouwelijk gericht aan:
NES Centrum KARIK
t.a.v. Heer P. Rombout / Directeur Rogaland 8 2905 AR Capelle aan den IJssel
Klachtenbehandeling in eerste aanleg
Artikel 4
Behandeling van een klacht vindt plaats door:Hr. P. Rombout, directeur van NES
Centrum KARIK indien de klacht betrekking heeft op een gedraging of handeling,
dan wel het nalaten of weigeren daarvan, van een door NES Centrum KARIK ingeschakelde
derde of deskundige.
Artikel 5
1. Na kennisneming van de klacht stelt de klachtenbehandelaar een onderzoek
in. Zij is bevoegd om alle informatie in te winnen die men meent nodig te hebben
voor de oordeelsvorming
2. Betrokken partijen krijgen in gelijke mate gelegenheid om op de ingediende
of door de klachtenbehandelaar opgevraagde stukken te reageren.
3. De klachtenbehandelaar kan de betrokken partijen vragen om een nadere toelichting
te geven. Zij kan zonodig getuigen en deskundigen, zoals een onafhankelijke
adviseur horen.
Artikel 6
De klachtenbehandelaar toetst de klacht op de volgende punten:
a. De vraag of de omstreden handeling of gedraging, dan wel het nalaten of weigeren
daarvan, in strijd is met de bepalingen uit de opdrachtbevestiging.
b. De vraag of de omstreden handeling of gedraging, dan wel het nalaten of weigeren
daarvan, op zorgvuldige wijze met inachtneming van de daarvoor gebruikelijke
procedures tot stand is gekomen.
c. De vraag of de omstreden handeling, of gedrag, dan wel het nalaten of weigeren
daarvan, in overeenstemming is met de normen die voortvloeien uit de beginselen
van redelijkheid en billijkheid, alsmede uit de eisen van behoorlijk en professioneel
gedrag.
Artikel 7
1. Indien de klachtenbehandelaar van oordeel is dat sprake is van strijdigheid
in de zin van artikel 6 sub a, dan keurt zij de omstreden handeling of gedrag,
dan wel het nalaten of weigeren daarvan, af en geeft zij opdracht tot het voortzetten
en/of hervatten van de dienstverlening met inachtneming van de geldende afspraken,
voorschriften en regels.
2. Indien de klachtenbehandelaar van oordeel is dat er sprake is van een onzorgvuldige
voorbereiding als bedoeld in artikel 6 sub b, dan wijst zij de kwestie terug
en dient deze opnieuw behandeld te worden met inachtneming van het oordeel.
3. Indien de klachtenbehandelaar van oordeel is dat de bestreden handeling of
gedraging, dan wel het nalaten of weigeren daarvan, niet in overeenstemming
is met de normen die voortvloeien uit de beginselen van redelijkheid en billijkheid
of uit de eisen van professioneel gedrag als bedoeld in artikel 6 sub c, dan
geeft zij dit in het oordeel gemotiveerd aan. Degene die de omstreden handeling
heeft verricht of de omstreden gedragingen heeft vertoond, dan wel die ten onrechte
heeft nagelaten of geweigerd, zal als nog een handeling verrichten of een gedraging
tonen met inachtneming van het oordeel.
4. Indien de klachtenbehandelaar van oordeel is dat geen van de omstandigheden
als bedoeld in artikel 6 sub a, b of c aanwezig is, dan wijst zij de klacht
af.
5. De klachtenbehandelaar kan geschillen die kennelijk ongegrond zijn onder
opgaaf van redenen direct afwijzen, waardoor de bepalingen van dit reglement
verdere toepassing missen. Zij stelt hiervan de betrokken partijen schriftelijk
in kennis.
Oordeel
Artikel 8
1. De klachtenbehandelaar komt tot een oordeel binnen een maand nadat de klacht
is ingediend.
2. De klachtenbehandelaar stelt de betrokken partijen schriftelijk en gemotiveerd
in kennis van het oordeel.
Klachtenbehandeling in tweede aanleg
Artikel 9
Indien opdrachtgever ontevreden is over het oordeel van de klachtenbehandelaar
kan men zich wenden tot NOLOC (Nederlandse Orde van Loopbaanadviseurs, Outplacementconsultants
en Carrièrecoaches). Deze organisatie heeft een klachtenprocedure voor
die klachten die betrekking hebben op een gedraging of handeling, dan wel het
nalaten of weigeren daarvoor door haar leden.
Artikel 10
1. Een klacht kan in tweede aanleg aanhangig worden gemaakt door een brief te
sturen naar het adres in artikel 3 lid 3, met dien verstande dat in de brief
melding wordt gemaakt van de functionaris die de klacht in eerste instantie
heeft afgehandeld. Daarnaast moet worden vermeld op welke wijze opdrachtgever
meent onbehoorlijk te zijn behandeld en/of in zijn/haar belang te zijn geschaad,
als ook waarom hij/zij meent zicht niet te kunnen neerleggen bij de beslissing
zoals die is genomen door de behandelaar van de klacht in eerste aanleg.
2. Bij de brief genoemd in lid 1 dienen alle relevante stukken te worden toegevoegd,
waaronder de beslissing naar aanleiding van de klachtenbehandeling in eerste
aanleg.
Artikel 11
1. Voor klachtenbehandeling in tweede aanleg zijn de artikelen 5 tot en met
8 en de eigen regels van de NOLOC van overeenkomstige toepassing, met dien verstande
dat bij het bepalen van de gegrondheid van de klacht eveneens rekening wordt
gehouden met de vraag of de klacht in eerste aanleg juist en zorgvuldig is behandeld.
2. In geval van het ontstaan van een geschil voortvloeiend uit een klacht zullen
partijen trachten deze in eerste instantie op te lossen met behulp van Mediation
conform het daartoe strekkende reglement van de Stichting Nederlandse Mediation
Instituut te Rotterdam, zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de Mediation
(zie ook Algemene Voorwaarden NES Centrum KARIK, artikel 18).
Inwerkingtreding
Artikel 12
Dit reglement treedt in werking op 1 mei 2008.